Å navigere i EU-systemet

Forskningsprosjektet FEMCIT - Gendered citizenship in multicultural Europe. The impact of contemporary women's movements, er finansiert av EUs 6. rammeprogram. Målet med FEMCIT er å forstå kompleksiteten rundt inklusjon, eksklusjon, samfunnsdeltakelse og velferd blant ulike grupper i dagens Europa. Vi tar utgangspunkt i en av forrige århundrets største sosiale bevegelser – den nye kvinnebevegelsen – og ser på hvordan den har vært med på å legge premissene for dagens utforming av medborgerskap. Hvordan har kvinnebevegelsen vært med på å endre holdninger og praktisk politikk?

Vi var altså heldige nok til vinne frem i EU-kommisjonen og få finansiering til prosjektet derifra. Det kan være ganske komplisert å designe en søknad for et EU-prosjekt og å koordinere prosjekter som omfatter så mange personer. Vi har lært enormt mye av denne prosessen, og deler gjerne erfaringene med andre.

Initieringsfasen

For oss tok søknadsfasen ett og et halvt år fra idé til undertegnet kontrakt. Heldigvis har EU forenklet sitt system en god del siden 6. rammeprogram, og søknadsprosessen er i dag mindre omfattende. Bakgrunnen for søknaden var en søknad til Norges forskningsråd fra Rokkansenteret om den norske kvinnebevegelsen på 1970-tallet. Denne søknaden fikk vi avslag på, men i etterkant leste jeg tilfeldigvis om Citizens and Governance-utlysningen på EUs 6.rammeprogram, og syntes tematikken om kvinnebevegelser kunne passe godt inn der. Hvordan skal EU kunne forstå dagens medborgerskapspraksiser uten å ha kunnskap om kvinnebevegelsens innflytelse?

Jeg hadde selv liten erfaring med tematikken og tok kontakt med forskere i Norge som jeg visste hadde kompetanse på feltet. Heldigvis sa flere av disse umiddelbart ja til å være med. Beatrice Halsaa fra Senter for tverrfaglig kjønnsforskning (STK), Solveig Bergman fra Nordisk institutt for kunnskap om kjønn (NIKK) og Anne-Jorunn Berg fra Universitetet i Bodø har vært med fra den spede begynnelse.

Ut fra deres kontaktnett og intensiv gjennomgang av de aktuelle fagfeltene endte vi etter hvert opp med 15 partnere. Vi skrev rett og slett e-post til folk og spurte om de ville være med. Og de fleste ville det. Det optimale for et slikt prosjekt er selvsagt at en kjenner godt til samarbeidspartnernes faglige ståsted og at en kjenner til deres samarbeidsevner. Slik var det ikke i vårt prosjekt, men det har stort sett gått bra likevel. En viss geografisk fordeling mellom forskjellige deler av Europa kan være strategisk lurt i forhold til EU. I så fall må en holde tilbake med de nordiske/norske partnerne en kan invitere.

Vi dannet en ledelsesgruppe, på tvers av nasjoner og institusjoner. Beatrice Halsaa ble faglig leder, og Solveig Bergman, Sasha Roseneil (STK/Birkbeck, University of London) ble ”vise-ledere” og jeg (Rokkansenteret/UiB) ble faglig koordinator. Siden flere av oss var svært uerfarne EU-søkere trodde vi strengt tatt ikke at vi ville lykkes med denne søknaden, og vi så delvis på dette som en søknadsøvelse og en mulighet til å sette seg inn i EU-systemet. Desto gladere ble vi da søknaden gikk gjennom!

Til tross for at vår lederskapsstruktur ble dannet svært så ad hoc har den fungert godt. Men det er antagelig lurt å tenke bedre gjennom på forhånd hvilken lederskapsstruktur man ønsker, og hvor mye demokrati man ønsker i prosjektet. Skal prosjektet være stramt toppstyrt, eller ønsker en at alle partnerne skal være med å utforme prosjektet? Skal ledergruppen etableres på tvers av nasjoner og institusjoner, eller skal alle trådene samles på en institusjon? Å ta mange diskusjoner med partnerne underveis i søknadsprosessen kan være slitsomt og utfordrende. På den annen side investerer de da mer i prosjektet, og en kan spare seg noen diskusjonsrunder senere.

Søknadsfasen

Mens initieringsfasen for oss primært handlet om å grovskissere en prosjektidé og få på plass et konsortium, handlet søknadsfasen både om å utvikle teoretisk rammeverk og empiriske problemstillinger, og om å lage en rekke detaljerte prosjektplaner, gjennomføringsplaner og budsjetter. Vi delte prosjektet opp i syv faglige arbeidspakker, og lot i stor grad lederne for disse arbeidspakkene utforme innholdet i deres bit.

Denne fasen hadde sin andel av konflikter mellom partnerne. Delvis om innhold, men ikke minst om budsjettfordeling. Budsjettfordeling bør ideelt sett bestemmes så tidlig og så realistisk som mulig, det kan spare mange ubehagelige runder senere.  En bør i utgangspunktet ikke invitere med flere partnere enn det er budsjett til. Mange små summer som skal fordeles på for mange partnere kan potensielt føre til krangling om penger og/eller at de partnerne som har fått lite penger blir for lite involvert i prosjektet.

I søknadsfasen brukte vi også en god del tid på å lese relevante policy-dokumenter fra EU-kommisjonen. Slike søknader må jo kunne kommunisere både med faglige evaluatorer og med EU-byråkrater. Det er viktig at forskningsideens relevans kommuniseres i et språk som er lett gjenkjennelig i de kontekstene byråkratene ellers forholder seg til.

Søknadsfasen var den mest jobb-intensive! Lange dager og mange helger gikk med for å få ferdig søknaden. Det er viktig å ha administrativ støtte som kan være med i søknadsprosessen. Stemmer budsjettene, stemmer oversiktene over månedsverkene, er de riktige tabellene satt inn? FEMCIT fikk mye støtte fra Forskningsavdelingene ved Universitetene i både Bergen og Oslo, og særlig en liten gjeng ved Forskningsavdelingen i Bergen var tungt involvert. Uten dem hadde det ikke vært mulig for oss å få til en søknad! .

Forhandlingsfasen

Da hele ledergruppen reiste på forhandlingstur til Brussel hadde vi allerede fått skriftlig tilbakemelding fra evaluatorer og fra vår prosjekt-”officer” i EU-kommisjonen. Kommentarene var stort sett greie å forholde seg til og vi har bare hatt gode erfaringer med evaluatorene EU har brukt. De har vært svært faglig kompetente og har gitt reflekterte og konstruktive tilbakemeldinger.

Selve forhandlingsprosessen gikk også fint, selv om det var en god del administrative og budsjettmessige detaljer som skulle på plass. Vi fikk også noen faglige innspill som vi måtte følge opp før vi kunne skrive under kontrakten. Vår prosjektansvarlige i kommisjonen gav tydelige beskjeder om hva hun forventet og ønsket, men var også lydhør når vi hadde gode motargumenter på noen av punktene. Vi opplevde forhandlingsfasen mer som dialog enn som diktat.

Gjennomføringsfasen

FEMCIT startet opp i februar 2007, to år etter at vi begynte søknadsprosessen.  Prosjektet har i hovedsak fungert godt, og vi har fått gode evalueringer fra EU på det vi har gjort hittil. Utfordringene handler primært om at prosjektet er svært stort og ambisiøst, og at det er i overkant individualistisk utformet. Vi arbeider kontinuerlig med å få til best mulig integrasjon mellom de ulike partnere og delprosjektene.

I tillegg til å få til best mulig faglig arbeid, samarbeid og arbeidsglede, har prosjektledelsen hovedansvar for å sørge for at partnerne leverer det de har lovet. Her er det viktig å holde et stramt administrativt regime fra starten av. Hvis en partner svikter, kan det gå ut over alle de andre. Det er selvsagt også viktig å være moderat i forhold til hvilke leveranser – hvilke ”deliverables” - en lover til EU-kommisjonen. Ambisjonsnivået kan være høyere enn det en skriver ned i arbeidsplanene, men det en setter på papiret må en være sikker på å kunne oppfylle. Vi har aldri fått noen antydninger om at vi lover for lite eller at vi ikke har satt opp mange nok leveranser.

Vårt prosjekt har også primært valgt å levere ordinære akademiske ”produkter” som konferanseinnlegg og akademiske artikler. Vår forskergruppe er svært gode på bred forskningsformidling og deltakelse i samfunnsdebatten, noe vi opplever at EU-kommisjonen også er opptatt av og verdsetter.

For min egen del har utfordringene med FEMCIT mer vært relatert til prosjektdesign og prosjektledelse av store forskningsprosjekter, enn til EU-byråkratiet. Våre prosjektansvarlige i Brussel har vært støttespillere og samarbeidspartnere heller enn motparter og vrange byråkrater. Den årlige prosjektrapporteringen er en relativt omfattende prosess, men jeg har opplevd den som ryddig og rimelig fra EU-kommisjonen sin side.

Med de erfaringene jeg nå har tror jeg at jeg kunne utformet et enda bedre EU-prosjekt og gjort en del grep som ville ha gjort gjennomføringen enklere og mer behagelig. Men jeg kan uansett garantere at det kommer spennende studier og forskningsresultater fra FEMCIT i årene framover!